La gestione dei documenti è un elemento centrale nel processo di ottimizzazione di una qualsiasi organizzazione, e operare sul flusso documentale significa lavorare sull'efficienza dell'organizzazione aziendale.
È in questa chiave che da due anni Xplor Italia ha lanciato DocuBusiness, l'evento dedicato agli aspetti del Document & Content Management.
In concomitanza con questa iniziativa, Xplor Italia ha anche varato un gruppo di lavoro, la Commissione Documentale, costituito da aziende socie di Xplor e operanti nel mercato del Content & Document Management, per agevolare lo scambio di informazioni, uniformare progetti di standardizzazione e proporre un'interfaccia unica verso il mercato e le istituzioni.
Oggi, grazie alla maturazione del mercato stesso e al consolidarsi di un'infrastruttura normativa importante, si sono create le condizioni per allargare la partecipazione alla Commissione Documentale, inserendo nel gruppo anche aziende non associate a Xplor, per arricchire le esperienze all'interno della commissione stessa.
L'obiettivo finale è quello di favorire l'adesione a Xplor anche delle nuove società, per mantenere coerenza operativa tra associati e aziende coinvolte nelle diverse iniziative. Un altro importante obiettivo della Commissione Documentale allargata è la diffusione di cultura nei confronti del mercato sui temi del Content & Document Management, nonché l'attuazione di un'attività di lobbying verso le istituzioni per creare un quadro normativo che adotti soluzioni alle reali esigenze del mercato.
Un esempio di questo impegno è la partecipazione fattiva al dibattito sulla definizione di ruolo e compiti del Responsabile della Conservazione Sostitutiva.