Fulvio Re,Presidente della Commissione Documentale di Xplor Italia, ha presentato la nuova ricerca condotta da Xplor Italia, uno strumento agile e di pronta consultazione che si propone come un ausilio a chi desidera non solo impostare una politica complessiva di gestione dei documenti in linea con i necessari adempimenti, ma anche trasformare gli obblighi di legge in uno stimolo per massimizzare la produttività legata al trattamento del materiale documentale elettronico e cartaceo.
La stampa di documenti in formato cartaceo è una voce dei costi di gestione quotidiana dell’attività aziendale tutt’altro che trascurabile: in Italia il personale d'ufficio stampa annualmente circa 115 miliardi di pagine, di cui ben 19 miliardi e mezzo (pari al 17% del totale) non vengono nemmeno utilizzate perché rimangono nella stampante, nella fotocopiatrice, oppure finiscono direttamente nel cestino.
Queste cifre corrispondono a un costo complessivo di circa € 287.176.000, che in termini percentuali incide per una cifra compresa tra l´1% e il 3% sul fatturato complessivo dell’azienda. Se poi aggiungiamo tutti i documenti con rilevanza legale e fiscale che le aziende producono su carta anziché in formato elettronico, come oggi la legge permette, ecco che le cifre concernenti agli sprechi lievitano ulteriormente.
Si chiarisce così come – sia per una grande che per una piccola azienda – possa rivelarsi un prezioso moltiplicatore di efficienza e uno strumento di risparmio l’adozione di una soluzione di document management e di una infrastruttura documentale ben progettata, che gestisca in modo ottimale i flussi documentali secondo le “best practice” individuate dallo studio sul TCO condotto da Xplor Italia Research. La Guida alla Conservazione Sostitutiva può essere richiesta alla Segreteria dell’associazione.